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任务深深嵌入了上下文环境。任务管理,预期说是理论方法,更像是一套实践技能。既然是技能,就需要反复练习,而这种机会偏偏难得。

平日的任务管理技能练习,已经被开发商和生产力网红们拆碎缝合,癌变成自欺欺人的积分游戏,我甚至浪费了一本书的篇幅讨论此事,此处不赘;而最能考验人的租房搬家、考核、聚餐、团建……又不够频繁,而且还有幸存者偏差拦路挡道——有机会承担这些任务的人,往往已是办事的行家。

因此,我一直留意那些小型的综合型任务。规划当周晚餐,即为适例:麻雀虽小,五脏俱全,而且时间跨度适中。其他中小型任务管理,例如小长假线路规划或加工承揽手工副业,或许也能有所启发。

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完整的食谱和只显示重要信息的桌面小组件

心血来潮做一顿晚餐,和组织一周的食谱,远远不是规模差异,而有质的区别:后者更考验统筹规划。这一餐所剩的原料,可能成为下一餐的基础;周三才用得上的葱姜,最好周二经过路边摊时就顺手采购;如果周中临时有应酬,当天的菜式恐怕就要顺延或取消……一言以蔽之,按周做菜,不仅要兼顾本职节奏、口味好恶和健身计划,还需要考虑通勤线路乃至天气变换,完全是一种综合性任务管理。

(如果你有副业,或半工半读,或同时参与几个项目,上述种种麻烦估计听起来很熟悉。和严肃工作的唯一区别是,按周做菜,无人强迫,这是低风险的练习,但同样涉及任务管理技能的方方面面。)

以周为单位的任务管理,不可避免要面对众多事项。Hum 总结的现代任务管理范式——LTF,List、Tags and Filters——便是对激增事项的正面回应。不过,做菜,一旦拆解,极易膨胀,涉及买菜、备菜和烹饪等环节,就算下厨时懒得看菜谱,采买置备也还是要一一勾销。很不幸,传统上基于列表(List)的任务管理工具,已经完全崩溃。

——甚至一道菜,都可能把手机屏幕撑爆。

我很早就从一位列表转向二维表单(table),估计不少人和我一样感受到任务管理软件过于死板,只不过,他们的选择通常是 Airtable、Notion 甚至 Excel,而我选择纯文本:搭配 Simple List 任务语法的 Drafts

(Drafts 有付费订阅选项,好在本身所涉的全部功能都不用花钱。)

我通常会在周末或周一,勾勒一周的晚餐版图,技术上很简单,无非是复制过往的食谱,在标题上注明计划在周几吃,然后排成 Simple List 格式。过往的食谱,我习惯直接注释在相册中,好像在看图点菜。写在笔记软件中也无妨。

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将当周食谱整理成方便按周审阅的格式
{ } 周一:菜名
{ }食材 { }食材 { }食材
{ }食材 { }食材 { }食材

注意,{ } 周一:菜名 这一行,充当勾选框的花括号 { } 与后续文本之间要有一个空格,如此一来,这一行文本就会显示在桌面小组件中。而剩余的各个食材前,则不加空格,直接与花括号相连,既不浪费小组件的空间,也不耽误在 Drafts 软件中勾销各项。

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整理后,只留菜名显示在桌面小组件中

列好当周打算做的菜后,不待出门,就可以先打开冰箱,对着勾一轮食材清单。尚缺的食材,我会直接标在菜名后面,一则醒目,二则方便按周采买,例如周四做咖喱才用得上的新鲜生姜,不一定要当天买,完全可以在周三买大蒜时,一并在菜摊上购买。那么,洋葱为何又要留到周四?只因这道菜务必用白洋葱,但此物已过季,摊上不见踪影,只能跑一趟生鲜超市,买大棚货。天时地利,都要考虑,任务管理之所以是技能而非理论,可见一斑。

另外,小组件空间有限,菜名可缩减,自己能看懂便是。

既然是规划,就一定有意外。中途可能被叫去吃饭,或者加班回不去,菜单也要相应调整。Drafts 附带了排序模式,正好可供灵活调整菜单。我习惯在每道菜之间空出一行,一方面看着不拥挤,另一方面也方便以空行为界,移动某天晚餐的全部子任务。

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在排序模式中调整菜单顺序

种种细节,貌似鸡零狗碎,确最能全面考验任务管理技能。

任务管理新论:破解游戏化悖论
直面现实,有效规划,就读《任务管理新论:破解游戏化悖论》

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法律顾问,前律师, macOS/iOS 自动化业余玩家。有效即合法,无效的优雅有罪。